Les 8 meilleurs outils collaboratifs pour entreprise

 

La crise sanitaire a accéléré la transformation numérique et la collaboration à distance des entreprises, notamment avec l’adoption massive des outils collaboratifs. Une entreprise a tout intérêt à se doter de solutions intelligentes pour mieux échanger, partager des fichiers, gérer des projets ou tenir des réunions en ligne. Découvrez la liste des meilleurs outils collaboratifs :

Les outils de conférences à distance 

Pour organiser et faciliter le travail à distance, réaliser des réunions en ligne ne suffit plus. Des acteurs tels que Google, Zoom ou Microsoft ont compris cet enjeu, et nous proposent aujourd’hui des solutions très intuitives de communications unifiées ne reposant plus uniquement sur la téléphonie fixe. Ces nouvelles solutions regroupent à la fois la visioconférence et des outils collaboratifs, devenant ainsi de véritables plateformes collaboratives.

Chez Microsoft, Teams a remplacé Skype Entreprise comme solution d’organisation de réunions professionnelles en ligne. Connue pour la visioconférence, elle est devenue, au fil des années, une véritable plateforme collaborative agrégeant des fonctions de messagerie instantanée, d’agenda partagé, de partage de fichiers, de coédition de documents et de gestion des tâches. Cette solution cumule aujourd’hui 145 millions d’utilisateurs (contre seulement 20 millions en Novembre 2019).

Google Meet est le nouveau nom de Google Hangouts Meet. Cette solution de visioconférence permet d’organiser une réunion à distance instantanée, ou de la planifier via l’envoi d’un lien aux participants. Grâce à l’intégration de Meet dans Google Workspace, la session peut être liée à un événement de Google Agenda. Avec l’édition « enterprise », un numéro de téléphone est associé à la réunion, ce qui permet à des participants de la rejoindre sans être connectés à Internet.

Bon à savoir : la version gratuite de Google Meet ne limite pas la durée des visio-conférences et on peut inviter jusqu’à 15 personnes à participer à la réunion.

Avec la crise sanitaire, Zoom a connu une croissance exponentielle du nombre de ses utilisateurs ! La plateforme doit son succès à sa richesse fonctionnelle et sa facilité d’utilisation. Il suffit de cliquer sur un lien pour rejoindre une réunion depuis n’importe quel terminal connecté. Zoom répond à tous les besoins, du simple face-à-face virtuel au webinaire réunissant 10 000 participants. Zoom comprend des fonctions de collaboration incluant des canaux de discussion, le partage d’écran ou un module de chat.

Les outils collaboratifs de gestion de projet

Les méthodes de gestion de projet traditionnelles et autres diagrammes de Gantt ont prouvé leur efficacité, mais manquent parfois de clarté et d’intuitivité, en plus de ne pas toujours pouvoir être partagées aisément. Les nouveaux outils de gestion de projet, à l’instar de Trello, facilitent le partage d’informations, et la visualisation de l’avancement du projet par tous.

Derrière ce nom peu explicite, se cache un outil de mind-mapping (carte mentale). Outil de gestion de projet en ligne, Trello permet de planifier des tâches et de les assigner aux différents membres d’une équipe sous forme de tableaux de bord, de listes et de cartes, créant ainsi un véritable espace de travail collaboratif commun en ligne. D’un coup d’œil, les collaborateurs visualisent ce qui est « fait », « en cours » ou ce qui « reste à faire ». Les participants au projet reçoivent des rappels et notifications et un calendrier partagé et des codes couleur permettent de gérer les priorités.

Bon à savoir : il existe une version web et une application mobile de Trello. Toutes deux complètement gratuites, elles permettent de centraliser l’information et de travailler en équipe de façon plus efficace et transparente.

Les messageries instantanées

On sait qu’une bonne communication entre collaborateurs est un facteur clé de réussite. Fluidifier et faciliter les échanges représente donc un enjeu crucial pour les entreprises ! Slack et Google Chat sont de très bons exemples de messageries instantanées intelligemment conçues.

Slack est le pionnier des plateformes de chat professionnelles dédiées à la productivité. C’est un outil collaboratif très apprécié dans le monde entier. En favorisant le partage d’informations au sein d’une équipe, ce type de messagerie collaborative a vocation à devenir le principal moyen de communication interne, remplaçant l’e-mail, le chat ou les forums privés.

La plateforme est organisée en canaux, correspondant à autant de sujets de discussion. La principale force de Slack tient dans sa capacité à intégrer un grand nombre d’applications tierces et de bots (programmes apportant des fonctionnalités supplémentaires), unifiant les flux de travail au sein d’une même interface.

Bon à savoir : Slack est un outil gratuit, disponible sur ordinateur et sur mobile, de façon à permettre à tous d’échanger à tout instant.

Anciennement connue sous le nom de Hangouts Chat, Google Chat est une application de messagerie professionnelle intégrée dans la suite collaborative Google Workspace. Utilisée de manière autonome ou depuis Gmail, elle facilite le travail en équipe et la collaboration à travers des « conversations » de groupe ou des messages privés.

L’application profite des synergies avec les autres outils de travail collaboratifs de Google (Docs, Sheets, Slides, Drive), et de la puissance du célèbre moteur de recherche. À l’instar de Slack, Google Chat peut intégrer des applications tierces, ou des bots pour automatiser des tâches simples.

Les espaces de stockage

A l’heure où les documents de travail sont de plus en plus souvent communs, le stockage de documents et d’informations est devenu un nouvel enjeu central de la collaboration en entreprise.

Service de sauvegarde et de synchronisation des données de Google, Google Drive permet de stocker des fichiers et des dossiers en ligne puis de collaborer en temps réel à partir de ces documents. Une fois placés dans le cloud, les contenus sont accessibles depuis tout ordinateur, tablette ou smartphone. Les collaborateurs ont toujours accès à la version la plus récente des documents grâce à la synchronisation automatique.

Bon à savoir : sur les 15Go de stockage gratuit de Google Drive, seuls les formats de fichiers extérieurs à Google Docs, Forms, Slides, Sheets etc… prennent de la place sur le stockage.

Pionnier du stockage en ligne, Dropbox permet de sauvegarder et partager dans le cloud des fichiers, des vidéos ou des photos. Au fil des années, l’offre a évolué pour devenir un espace de travail unifié fédérant l’ensemble des documents et outils utiles à une équipe.

La plateforme est compatible avec les formats de documents standards de type Google Docs ou Microsoft Office.

 

Pour améliorer la productivité de vos collaborateurs, avez-vous songé à mettre en place les outils collaboratifs dans votre entreprise ?